Récupérez vos préparations existantes, sans tout retaper
Des années de fiches en Word, en PDF ou dans un classeur ne devraient pas être un frein pour passer au numérique. Importez une fiche existante et laissez Marta en extraire le contenu, dupliquez une fiche vers une autre classe, ou reprenez d'un coup les fiches de l'année passée. Vos préparations vous suivent.
Trois façons de ne pas repartir de zéro
Une fiche Word, PDF ou papier
Vous l'importez, Marta la lit et remplit les champs de la préparation avec son contenu, puis propose les liens avec le référentiel. Le document original reste joint.
Une fiche pour une autre classe
Vous donnez le même cours dans deux classes ? Dupliquez la fiche vers l'autre classe, ou vers plusieurs, en un geste, pièces jointes comprises.
Les fiches de l'année passée
À la rentrée, reprenez en une fois les fiches de votre ancienne classe dans la nouvelle. Les liens avec le référentiel sont remis en correspondance.
Word, PDF ou photos : la fiche est auto-complétée
Le bouton « Importer une fiche existante » de la page Fiches préparations accepte un fichier Word, Excel ou PDF, ou des photos de votre fiche papier : jusqu'à cinq photos pour une fiche de plusieurs pages, dans l'ordre, 10 Mo maximum par fichier. Une seule fiche à la fois, pour que le résultat reste fidèle.
- Choisissez le document ou prenez les photos directement depuis l'application.
- Marta lit la fiche. Cela prend une à deux minutes selon le document. Les annotations manuscrites sont transcrites, et une remarque vous signale si le document semble destiné à un autre niveau que la classe en cours.
- La fiche s'ouvre pré-remplie dans l'éditeur habituel : titre, résumé, objectifs, matériel, déroulement, différenciation, évaluation, notes. Les éléments du référentiel repérés sont déjà liés, et le document original est joint en pièce jointe.
- Vous relisez, vous ajustez, vous enregistrez. Rien n'est sauvegardé avant.
L'import s'appuie sur l'IA : il compte pour une utilisation de votre quota mensuel, comme une génération. Le compteur est affiché dans la fenêtre. Pour le détail du quota et du traitement des données, voir la page fiche de préparation avec l'IA.
Dupliquer une fiche, ou reprendre toutes celles de l'année passée
Deux gestes, dans la page Fiches préparations :
- « Dupliquer cette préparation », sur une fiche : vous choisissez l'année et une ou plusieurs classes de destination. La fiche est copiée telle quelle, pièces jointes comprises (le volume est affiché avant de confirmer).
- « Importer des préparations d'une autre classe ou d'une autre année », en haut de la page : vous choisissez la classe source, puis les fiches à reprendre. C'est le geste de la rentrée : l'ancienne classe se retrouve dans la nouvelle, en une fois.
Et les liens avec le référentiel ?
Le référentiel d'une année n'est jamais tout à fait celui de la suivante : des libellés bougent, des éléments sont ajoutés ou reformulés. Plutôt que de copier des liens à l'aveugle, l'application retrouve chaque élément dans le référentiel de destination à partir de son texte et de sa position, et distingue trois cas :
- retrouvé à l'identique : le lien est repris tel quel ;
- rapproché : un élément très proche existe, le lien est repris mais signalé ;
- introuvable : le lien est retiré plutôt que de pointer vers un mauvais élément, et il est listé dans le rapport.
Dès qu'une fiche contient un lien rapproché ou introuvable, son titre reçoit le préfixe « [À REVOIR] » et un rapport détaille ce qui a changé. Vous vérifiez les liens, puis vous retirez le préfixe. Une copie dans la même année et le même niveau est reprise à l'identique, sans passer par cette vérification.
Ce qui n'est volontairement pas copié : les placements dans le semainier et les évaluations déjà réalisées, qui appartiennent à l'ancienne classe.
Pour une reprise sans mauvaise surprise
- importez vos fiches papier en photographiant les pages dans l'ordre, bien à plat et sans ombre ;
- relisez toujours le résultat d'un import avant d'enregistrer : l'IA transcrit fidèlement, mais c'est vous qui validez ;
- à la rentrée, créez la nouvelle classe puis reprenez les fiches de l'ancienne en une fois, plutôt qu'une par une au fil de l'année ;
- traitez les fiches « [À REVOIR] » au moment où vous les réutilisez, pas toutes d'un coup ;
- évitez d'inclure des données d'élèves dans les documents envoyés à l'IA.
À retenir
- Une fiche Word, Excel, PDF ou photographiée est lue par l'IA et ressort pré-remplie, liens au référentiel proposés, original joint.
- Une fiche se duplique vers une ou plusieurs classes, pièces jointes comprises.
- Les fiches de l'année passée se reprennent en une fois ; les liens au référentiel sont remis en correspondance, jamais copiés à l'aveugle.
- « [À REVOIR] » signale ce qu'il faut vérifier, rien ne se perd en silence.
- Rien n'est enregistré sans votre validation.
Questions fréquentes sur l'import de préparations
Quels formats puis-je importer ?
Un fichier Word, Excel ou PDF, ou des photos de votre fiche papier : jusqu'à 5 photos pour une fiche de plusieurs pages, 10 Mo maximum par fichier. Une seule fiche à la fois, pour que le résultat reste fidèle.
Le document original est-il conservé ?
Oui. Le fichier ou les photos que vous importez sont joints à la fiche créée, en pièces jointes. Vous gardez l'original sous la main, en plus du contenu extrait dans les champs de la fiche.
Puis-je reprendre toutes mes fiches de l'année passée d'un coup ?
Oui. Depuis la page Fiches préparations, « Importer des préparations d'une autre classe ou d'une autre année » vous laisse choisir l'année, la classe source et les fiches à reprendre. Les pièces jointes sont copiées et les liens avec le référentiel sont remis en correspondance avec celui de la nouvelle année.
Que veut dire le préfixe « À REVOIR » sur une fiche importée ?
Que certains liens avec le référentiel n'ont pas pu être retrouvés à l'identique dans le référentiel de la nouvelle année : ils ont été rapprochés au mieux, ou retirés si aucune correspondance n'existait. Un rapport vous dit lesquels. Vous vérifiez, puis vous retirez le préfixe du titre.
L'import d'un document compte-t-il dans le quota IA ?
Oui, l'import d'une fiche Word, PDF ou photo s'appuie sur l'IA et compte pour une utilisation. La duplication d'une fiche vers une autre classe et la reprise des fiches de l'année passée, elles, n'utilisent pas l'IA et sont illimitées.
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